Greselile pe care le faci la locul de munca atunci cand gresesti un email nu va vor rasturna cariera, dar invatarea regulilor nerostite de redactare a e-mailurilor profesionale va influenta modul in care sunteti perceput ca fiind competent in ochii colegilor dumneavoastra.
Si, deoarece nu exista cursuri de formare standardizate pentru acest lucru, in acest videoclip, voi impartasi mai intai beneficiile foarte reale de a deveni bun la scrierea de e-mailuri la locul de munca, apoi ma voi scufunda in cele opt sfaturi de top pentru cele ai bune exemple profesionale in scrierea e-mailurilor, multe dintre ele pe care le-am invatat pe calea cea mai grea in timpul primului meu loc de munca cu norma intreaga ca consultant in management. Asa ca haideti sa incepem.
8 Exemple de email-uri la locul de munca
Ganditi-va la ultima data cand ati primit un e-mail prost scris, poate ca a trebuit sa il recititi de cateva ori pentru a intelege esentialul, iar elementele de actiune ar fi putut fi imprastiate peste tot. In cel mai rau caz, a dus la un fir de e-mail inutil de lung, care ar fi putut fi evitat daca e-mailul initial ar fi fost planificat in mod corespunzator, iar aici se afla frumusetea e-mailurilor bine redactate.
Nu numai ca va ajuta pe dumneavoastra, expeditorul, sa pareti mai capabil, demonstrand abilitati de comunicare puternice, dar economiseste mult timp cititorului prin faptul ca scoate la suprafata doar informatiile relevante pentru el.
Un subiect concret pentru un model email profesional
1. Asadar, fara alte comentarii, primul meu pas este de a avea un apel la actiune, atunci cand este cazul, in linia de subiect a e-mailului.
Cei mai multi dintre noi sunt familiarizati cu o actiune generica solicitata in liniile de subiect, nu-i asa? Recomandarea mea este sa faceti un pas mai departe si sa includeti exact ceea ce aveti nevoie ca destinatarul sa faca si timpul estimat de care are nevoie pentru a face acest lucru.
De exemplu, in loc sa scrieti “actiune necesara, feedback pentru proiectul X”, scrieti in schimb “cinci minute de sondaj de feedback pentru proiectul X”. Acest truc foarte mic v-a oferit probabil mult mai mult context.
Este un sondaj pentru proiectul X pe care il pot face foarte repede intre cele doua intalniri pe care le am. Sau, daca nu este potrivit sa includeti timpul estimat, fiti specific in ceea ce priveste apelul la actiune. De exemplu, in loc de estimari de cheltuieli pentru trimestrul 4, scrieti-i lui Elon sa aprobe estimarile de cheltuieli pentru trimestrul 4. Astfel, Elon stie ce se asteapta de la el chiar inainte de a deschide e-mailul.
Pentru un model email formal ramanem pe subiect
2. Exemplul doi, ramai cu un singur fir de e-mail pentru acelasi subiect.
Voi fi sincer, am fost atentionat pentru acest lucru de o colega de-a mea, dar ma bucur ca mi-a spus.
Practic, obisnuiam sa trimit email-uri separate pentru acelasi proiect ori de cate ori aveam o idee noua sau o intrebare de urmarire. Dar, daca te gandesti din punctul de vedere al destinatarului, acesta pierde contextul din firul de e-mail initial, iar multiplele e-mailuri noi pe acelasi subiect nu fac decat sa le aglomereze in mod inutil casuta de primire.
Asadar, regula generala de baza in acest caz este sa va limitati la lantul de e-mailuri original pentru orice subiect dat. Astfel, toata lumea poate face referire la aceleasi informatii.
Cateva exemple de email bune pentru momentele cand elimini si adaugi pe cineva nou in lista de mail
3. Sfatul nostru si cel mai bun exemplu pentru numarul trei este: explicati de ce ati adaugat sau eliminat destinatari in sirurile de e-mailuri.
Exista multe situatii in care trebuie sa adaugati pe cineva in sirul de e-mailuri pentru a obtine contributia sa sau sa scoateti pe cineva pentru a-i menaja casuta de e-mail. O modalitate profesionala si usoara de a face acest lucru este sa adaugati o fraza in partea de sus a e-mailului, care sa arate clar pe cine ati adaugat sau ati scos.
As dori sa adaug paranteze si sa punem fontul in italic pentru a o separa de corpul propriu-zis al e-mailului, in acest fel cititorii stiu imediat cine sunt noii destinatari.
Cel mai bun model e-mail formal este format cand totul este concentrat in primul paragraf si explica in restul email-ului.
4. Exempu numarul patru se adreseaza de fapt unei mari neplaceri a mea, si anume atunci cand expeditorii includ multe informatii la inceput, dar ceea ce incearca de fapt sa obtina sau sa ceara se afla chiar la sfarsitul e-mailului.
Pentru a evita acest lucru, includeti intotdeauna punctul principal mai intai, urmat de context. Comparati aceste doua e-mailuri. Buna, Jane, ma numesc Jeff si fac parte din echipa de marketing al produsului. Pregatim un pachet de previziuni pentru seful cel mare si el cauta cifrele de proiectie a veniturilor pentru masina electrica secreta care se va lansa in curand. Pot sa te rog sa scoti acele date pentru mine?
Comparati asta cu: “Buna, David, pot sa te rog sa te deranjez pentru cifrele de proiectie a veniturilor masinii electrice?”. Context, echipa de marketing al produsului pregateste in prezent o lista de previziuni pentru seful cel mare si speram sa folosim proiectiile pentru a lupta pentru mai mult buget. Ar fi uimitor sa obtinem numere pentru 2025 pana in 2030 intr-un format Google Sheets.
Prin impingerea contextului inapoi, ii oferim celeilalte persoane optiunea de a citi partea mai putin importanta a e-mailului. De multe ori, atunci cand trimitem un e-mail unei persoane mai in varsta decat noi, ne simtim obligati sa explicam de ce trimitem un e-mail chiar de la inceput, pentru a nu parea ca o deranjam.
Acest lucru este de fapt contraproductiv, deoarece, daca persoana este foarte in varsta, probabil ca vrea doar sa stie ce ii trimiteti prin e-mail si cum poate ajuta la rezolvarea problemei, apoi sa isi vada de programul sau.
Listarea subiectelor eficient ajuta la un model perfect de email
5. Exemplul cinci, daca primiti un e-mail cu mult continut dezorganizat, rezumati punctele principale ale expeditorului in raspunsul dumneavoastra.
Asadar, daca primiti un e-mail de la cineva care in mod clar nu a citit acest articol si v-a trimis un mesaj lung, plin de cuvinte si alambicat, pe care trebuie sa-l recititi de cateva ori, doriti sa faceti doua lucruri:
- trimite-le acest articol,
- ia-ti cateva minute pentru a identifica si a pune intre paranteze temele comune din e-mailul lor si rezuma mesajul lor in cateva propozitii inainte de a raspunde la ceea ce ti-au trimis prin e-mail.
Acest lucru nu numai ca va ajuta sa confirmati ca ati inteles corect, dar cealalta parte va aprecia efortul suplimentar pe care l-ati depus pentru a-i ajuta sa-si organizeze gandurile.
Mereu sa creati un link cand creati email-ul, sa nu existe nevoie de selectare si copiere apoi deschiderea browserului
6. Exemplul nostru pentru numarul sase, creati un hyperlink pe cat posibil. Acesta este un alt motiv de suparare al meu.
Daca partajati un link cu cineva prin e-mail, ar trebui sa va luati cateva secunde in plus pentru a apasa Command K pe Mac sau Control K pe Windows si sa creati un hyperlink catre site-ul web extern sau catre wevedio. Nu numai ca destinatarului i se pare mult mai curat decat daca ar fi lipit un link mare si greoi, dar scade si sansele de a face o greseala adaugand o litera in plus sau stergand una din URL-ul original.
Atentie la reply si reply all, sa nu limitati discutia doar cu 1 persoana
7. Exemplul numarul sapte, schimbati setarea implicita la reply in loc de reply all.
Sincer, aici vorbeste partea mea aversa la risc. Dupa parerea mea, sa presupunem ca raspundeti la un e-mail in graba si faceti o greseala, pagubele sunt limitate la acel destinatar, deoarece setarea dvs. implicita este raspuns la o singura persoana in loc de raspuns la toti. Aceasta este o setare standard in majoritatea, daca nu chiar in toti clientii de e-mail populari si, de obicei, o puteti gasi in sectiunea de setari generale.
Ar fi o idee sa activat trimiterea intarziata a mail-ului
8. Ultimul exemplu, numarul opt, schimbati optiunea de anulare a trimiterii la 30 de secunde.
Poate ca nu stiti acest lucru, dar legea lui Murphy, atunci cand vine vorba de trimiterea de e-mailuri la locul de munca, este ca intotdeauna va veti descoperi greselile la 10 secunde dupa ce e-mailul a fost deja trimis.
Lasand glumele la o parte, sunt sigur ca toti am trecut prin asta. Trimitem un e-mail, intram in dosarul de e-mailuri trimise pentru a-l citi din perspectiva celeilalte persoane si ne dam seama ca ceva nu este in regula. Din nou, aceasta este o setare standard cu care va puteti juca in toate aplicatiile de e-mail. In loc de cele cinci secunde implicite de anulare a trimiterii, de exemplu, continuam la 30 de secunde pentru o masura buna.
